Concept de baza
Roluri globale (cotizant, trezorier national, webmaster)
Rolul de filiala (editor, supervizor inscrieri, trezorier, coordonator hr, voluntar it, coordonator it):
- O persoana are dreptul sa dea drumul la management inscrieri, proiecte, configurarea unor alte pagini sau managementul de membri.
- Toate aceste drepturi se aplica unei filiale.
- Fiecare filiala isi aloca un singur cooord it care mai departe are dreptul sa dea celelalte roluri (editor, supervizor inscrieri, trezorier, coordonator hr, voluntar it). Cine si cati primesc ce roluri ramane la latitudinea filalei.
- Tot ce se intampla in site-ul nou, in comparatie cu cel vechi, incepe pe pagina FILIALEI DE CARE APARTINETI (ex sscr.ro/ro/bucuresti).
De ce?
In noul site, managementul proiectelor (prin drepturile acordate in site) este limitat in interiorul filialei, ceea ce inseamna ca doar cei desemnati de conducerea locala pot vedea si manageria inscrierile de la proiectele proprii (exceptie webmasterul). Schimbarea intervine pentru conformarea la noile legi de protectie a datelor personale precum limitarea riscului de greseli sau actiuni nedorite ce ar putea origina din partea unui om cu acces neautorizat. Aceasta masura trebuie evident complementata de
- limitarea stricta si in interiorul filialei a numarului persoanelor care au roluri speciale (un rol in site este o responsabilitate legala si nu un privilegiu ierarhic – deci sub nicio forma nu trebuie sa primeasca acces toti voluntarii de it sau conducerea locala daca acest acces nu este esential si inevitabil pentru desfasurarea activitatii locale. Ideal ar trebui sa existe doar un coo de it care distribuie limitat informatii celor care au nevoie de ele. Pentru cazuri de urgenta se poate apela la conducerea centrala).
- Verificarea constanta si revocarea drepturilor celor care nu mai au nevoie de ele (de exemplu celor care nu mai sunt membri cotizanti sscr cu responsabilitati unde acele drepturi sunt esentiale. Momentan exista un plan ca anual toate rolurile din site sa fie revocate dupa alegerile locale.
Tipurile de permisiuni:
EDITOR
-
Creeaza si editeaza pagini statice
SUPERVIZOR INSCRIERI
- Poate sa acceseze management inscrieri, sa modifice toate campurile in afara de „status inscriere” (in asteptare/acceptat/etc) si poate sterge inscrieri. Nu poate trimite emailuri iar excelul downloadat nu contine campul cu adresa de email.
COORDONATOR HR- INCA NECONFIGURAT
TREZORIER FILIALA- INCA NECONFIGURAT
VOLUNTAR IT
- Ce poate face:
- Creeaza editii de proiect
- Creeaza pagina statica
- Creeaza SCS
- Poate vedea Registrations list
COOORDONATOR IT:
- Ce poate face:
- Creeaza editii de proiect
- Creeaza membru conducere
- Creeaza pagina statica
- Creeaza SCS
- Management alte pagini
- publicare si editare membri conducere
- modificare info pagina filiala (ex sscr.ro/ro/brasov)
- Management membri - vizualizare profile toti membrii site-ului + inscrierile atasate - adaugare roluri speciale in filiala proprie
- Ce nu poate face: publicare/modificare tipuri proiecte, (setari) campuri formulare inscriere, modificare emailurile automate (de ex la inscriere in site)
Cum da roluri speciale in site membrilor ce necesita acestea din filiala rescpectiva:
1. Link de related entities (unde se vad toate paginile sau userii cu roluri in site care tin de filala de apartenenta)
2. Nu trebuie adaugat orice membru apartine unei filale, daca acesta nu are roluri in site (editor, supervizor inscrieri, trezorier, coordonator hr, voluntar it)
3. Pentru a da roluri cuiva:
a. Relate existing entity to the group
b. Group membership
c. Adaugare dupa username (Prenume Nume)
d. Selectare tip de permisiuni (editor, supervizor inscrieri, trezorier, coordonator hr, voluntar it)
Cum creeaza editii
1. Din pagina de filiala selecteaza „creeaza editie proiect"
2. Taburile de sus corespund cu taburile din front-end
3. In special cele care au steluta trebuie completate obligatoriu.
4. De fiecare data cand se creeaza o editie se verifica in fiecare tab daca a fost bifat sau completat un camp cu *, altfel, in momentul in care se apasa butonul de salvare nu se intampla nimic, nu se va putea salva.
5. Tipul de formular de inscriere nu poate fi modificat in sensul adaugarii unui tip nou de inscriere decat de catre webmaster. In cazul in care este necesar, veti lua legatura cu acesta.
6. Dupa ce se salveaza editia, aceasta va aparea in pagina de „Related entities”
7. Pentru a vedea editia creata, din pagina „related entities” se apasa pe „view related entity”
Management editii proiecte
- publicare/editare locatii- in curand locatiile ce apartin de fiecare filiala vor aparea tot in pagina de filiala, ca related content
- publicare/editare tematici (pt generare diplome)- „Detalii pentru generare diploma”- in editia de proiect
- publicare/editare sigle umf (pt generare diplome) - publicare/editare editii/scs
Management inscrieri (editii proiecte + scs) – „registrations list”
- vizualizare inscrieri
- editare campuri inscriere: numele si prenumele care apar sunt ale celui logat, acesta editand valoarea standard a campului, nu apare valoarea introdusa initial, cu cea noua (ex: o persoana completeaza campul „ce fel de camera doriti la NTS?” cu camera dubla, ulterior vrea o camera tripla, in momentul in care persoana care modifica va intra sa faca acest lucru, campul va fi gol, urmand sa fie introdusa o noua valoare, fara sa fie posibila vizualizarea celei vechi in timpul modificarii) - editare evaluare inscriere (pt HR) ----URMEAZA SA FIE CONFIGURAT - editare dovada plata atasata (pt trezorier: bifare "confirmat cu banca") -------- URMEAZA SA FIE CONFIGURAT
- download PDF (ecusoane + diplome), -------- URMEAZA SA FIE CONFIGURAT
- download XLS-> acesta se poate descarca din sectiunea „Excel” din management inscrieri (registrations list) si trebuie redenumit la fiecare proiect, denumirea lui standard fiind „xls”
- trimitere emailuri manuale (de ex de acceptare/refuzare) sau semi-automate (configurabile la fiecare editie).
Emailurile semi-automate:
1. Click pe „Event”
2. Click pe tab-ul „mesaje”
3. Clixk pe „add message”, apoi, „for a single registration when it’s created”
4. Click pe checkbox-ul „registratios created”, apoi „email”, ulterior se completeaza „mesaj” si "body”
5. Send email
6. In final, click pe „operations” -> with selection -> enable messages -> APPLY
Tot in pagina de event,
• in tab-ul „setari” exista checkbox-ul „allow duplicate registrations”- ESTE UN BUG CU O VALOARE PREDEFINITA, se lasa bifat.
- Totodata, exista „allow new registrations”=> daca pana la deadline se doreste oprirea inscrierilor, se debifeaza acest checkbox si dispare butonul de inscriere, in schimb daca este trecut de deadline si aceasta este bifata, nu se pot face inscrieri noi.
• In tab-ul „event”- diferenta intra MAXIMUM REGISTRATIONS (1 registration=1 inscriere, care poate sa insemne mai multi oameni; DACA EVENIMENTUL ESTE DE TIP PRIMUL VENIT-PRIMUL SERVIT se modifica campul acesta, exp 190 de locuri la un eveniment duce la o valoare de 190 maximum registrations) si MAXIMUM REGISTRANTS (se refera la numarul maxim de inscrisi per inscriere, ideal ar fi sa fie 1 => 1 inscris per inscriere)
Emailurile manuale:
Din „Management inscrieri” se selecteaza „Emailuri manuale”
La campurile:
- „Expeditor” - nu este necesar sa fie facute modificari, decat daca vreti sa dati posibilitatea participantilor de a da reply la mail. In acest caz, fie folositi o adesa de mail sscr, sau, in cazul in care nu dispuneti de una , din sectiunea „Additional e-mail options”, in campul de „additional headers” se copiaza de mai jos „Reply-To: noreply@example.com” si se va trece adresa de mail pe care doriti sa o folositi (ex popescu@gmail.com), iar unde scria no-reply@sscr.ro se va trece o adresa sscr din filiala de care apartineti (ex secretariat.bucuresti@sscr.ro).
- „Field used for recipient’s name” - se lasa asa cum este
- „Field used for recipient’s e-mail” – se selecteaza „e-mail’
- Subiectul si textul mesajului pot fi personalizate (anume fiecare destinatar sa primeasca un text usor diferit, de exemplu ce ii contine numele). Acele texte dinamice (denumite tokenuri) pot fi gasite sub textele exemplu pentru mesaje in sectiunea replacements si pentru folosire se copiaza in text codul cu parantezele patrate. In exemple sunt inserate deja 3 astfel de exemple (cu prenumele destinatarului si numele persoanei logate ce trimite emailul din partea sscr).
- Debifati checkbox-ul „send a copy of the message to the sender” deoarece veti primi pe mailul cu care aveti cont in site o copie a tuturor mailurilor care sunt trimise prin aceasta actiune.
