Politica de Confidențialitate

Vă mulțumim pentru interesul dumneavoastră pentru Societatea Studențească de Chirurgie din România („SSCR”, „noi”, „nostru/noştri”, „ne”). Societatea Studențească de Chirurgie din România („SSCR”) este o organizație non-guvernamentală, non-profit, al cărei scop este facilitarea accesului la educație în chirurgie.

Prin activitatea pe website, pe rețelele sociale sau în cadrul proiectelor noastre (workshopuri, conferințe, tabere, evenimente științifice și sociale), dorim să oferim o experiență sigură, atât în mediul online, cât și cel offline, în care datele utilizatorilor noștri sunt în siguranță și folosite strict pentru a facilita accesul către educația medicală.

Prezenta Politică de Confidențialitate detaliază modul în care colectăm, folosim și transmitem informații despre utilizatori, dar și drepturile lor de a accesa, corecta sau restricționa utilizarea datelor personale. Aceasta este aplicabilă atunci când vizitați sau utilizați site-ul SSCR (www.sscr.ro), platforme de social media sau alte tipuri de Servicii educaționale („Servicii”).

Prin utilizarea Serviciilor, sunteţi de acord cu termenii acestei Politici de Confidenţialitate. Nu ar trebui să folosiţi Serviciile dacă nu sunteţi de acord cu termenii Politicii de Confidenţialitate.

 

1. Date colectate

În timpul utilizării Serviciilor online sau offline, sunt 4 moduri principale prin care putem colecta datele dumneavoastră:

• Date furnizate direct (informații pe care le introduceți dumneavoastră), online și offline;
• Date furnizate de voluntarii noștri în legătură cu participarea la activitățile noastre;
• Date pe care le colectăm automat.

 

1.1.1 Date furnizate direct - Online

Deoarece website-ul nostru este un instrument esenţial pentru operațiunile noastre zilnice, le solicităm tuturor celor ce își doresc să se înscrie la activitățile noastre medicale educaționale să fie înregistrați ca utilizatori ai website-ului. Atunci când creați și folosiţi un cont de utilizator pentru a accesa diferite funcții ale site-ului, noi colectăm toate datele pe care le furnizați direct, inclusiv:

Date din contul dvs.: Atunci când vă creați un cont sau când îl updatați, colectăm următoarele date: adresa de e-mail, parola, nume, prenume, număr de telefon, gen, data naşterii, statut academic, ţară de provenienţă, universitate, facultate, anul absolvirii - promoţia. De asemenea, noi vă acordăm un număr de identificare unic pentru cont. Puteţi alege să vă încărcaţi o poza de profil a contului (vizibilă pentru utilizator și pentru administratorii noștri).

Date din înscrierile la proiecte: De fiecare dată când aplicaţi pentru o activitate SSCR ce necesită înregistrare online pe website-ul nostru, noi stocăm datele aplicaţiei dumneavoastră pentru proiectul respectiv şi statutul dumneavoastră la proiect („Acceptat”, „Respins”, „În aşteptare”, „Retras”, „Absolvent”), incluzând textele redactate de dumneavoastră când aplicaţi (motivaţia, alte întrebări).

Date din plățile participanților: Câteva dintre activităţile noastre necesită achitarea unei taxe de participare. Plata taxei cu câteva zile înaintea începerii activităţii la care v-aţi înscris reprezintă acceptul şi confirmarea dumneavoastră de a participa la activitatea noastră şi trebuie comunicată prin încărcarea dovezii de plată în website. Este în totalitate responsabilitatea utilizatorului să editeze dovada plăţii în aşa fel încât informaţiile private (CNP, detalii cont bancar etc.) să nu fie vizibile. Prin încărcarea dovezii de plată, utilizatorul acceptă faptul ca dovada de plată este vizibilă pentru echipa noastră. Informaţiile pe care noi le solicitam pentru a valida plata sunt: numele şi prenumele participantului (când acestea nu coincid cu numele persoanei care a efectuat plata, numele şi prenumele participantului ar trebui specificate în secţiunea „Detalii” a dovezii plăţii), data, suma achitată, moneda în care a fost efectuată plata, scopul plăţii (de asemenea, în secţiunea „Detalii”). În cazul în care exista neclarităţi cu privire la plata dumneavoastră, veţi fi contactat de un reprezentant al societăţii. Nu vom solicita niciodată informaţii precum cod PIN sau CCV. Vă rugăm să nu ne trimiteţi niciodată astfel de informaţii.

Suport tehnic: dacă ne contactaţi pentru suport tehnic/raportarea unei probleme/propunerea unei colaborări/orice alt tip de solicitare (chiar dacă aveţi sau nu un cont), noi colectăm şi păstrăm informaţiile dumneavoastră de contact, mesajele trimise, adresa IP, sau orice altă dată pe care dumneavoastră ne-o oferiţi sau pe care o colectăm automat (detaliat ulterior). Vom utiliza aceste date pentru a vă răspunde întrebărilor sau sugestiilor dumneavoastră, în concordanţă cu aceasta Politica de Confidenţialitate. Comunicarea cu alţi membri ai website-ului prin formularul disponibil este de asemenea vizibilă pentru echipa noastră de IT. Pentru transmiterea datelor cu caracter sensibil, vă rugăm să utilizaţi alte mijloace de comunicare.

 

1.1.2 Date furnizate direct

Din cauza naturii activităților noastre precum și a limitărilor și reglementărilor legale și tehnice, le solicităm uneori utilizatorilor să completeze formulare, chestionare sau contracte tipărite. Unele dintre acestea sunt folosite strict în scop statistic sau de feedback, caz în care sunt anonime, iar informațiile pe care le colectăm se referă la autoevaluarea diferitelor abilități practice/cunoștințe teoretice sau evaluări ale performanței proprii ca furnizor de educație medicală. Toate celelalte forme de documente scrise pe care le solicităm sunt diverse forme de contracte legale (precum contracte de voluntariat, contracte de custodie) care trebuie să respecte legile și reglementările din România și includ informații necesare pentru identificare legală a unei persoane, cum ar fi numele, prenumele, data nașterii, oraș, adresă, Cod Numeric Personal, număr și serie Card de Identitate. După cum este specificat în aceste contracte, prin completarea acestora, utilizatorul ne oferă consimțământul de a colecta și stoca aceste informații (pe hârtie). Toate contractele legale vor fi semnate în cel puțin două exemplare, dintre care unul va fi dat utilizatorului.

 

1.2 Date furnizate de voluntarii noștri despre participarea dumneavoastră la activitățile noastre

Randamentul dumneavoastră în cadrul unor activități (în principal cele care includ o evaluare) și interacțiunea dumneavoastră cu instructorii și cu ceilalți participanți vor fi uneori evaluate de voluntarii noștri sub formă de note/feedback scris. Departamentul de Resurse Umane va colecta aceste evaluări și le va atașa contului dumneavoastră din website. Aceste informații vor fi vizibile numai pentru echipa noastră responsabilă de IT, departamentului de Resurse Umane și echipei de management superior iar scopul său este de a identifica fie studenți foarte talentați, fie utilizatori-problemă. Voluntarii responsabili cu efectuarea acestor evaluări urmează un protocol de evaluare obiectiv, cuprinzător, standardizat și secret. Astfel, evaluările nu sunt vizibile pentru utilizator.

1.3. Date colectate automat

Când sunt accesate Serviciile noastre online, colectăm anumite date prin mijloace automate:

System Data: adresa IP, tipul de device, sistem operare - tip şi versiune, identificatori unici ai dispozitivului, browser, limba utilizată de browser, domeniu, alte informații tip system data și tipuri de platforme.

Usage Data: interacţiunile dumneavoastră cu Serviciile, inclusiv proiectele la care aţi aplicat şi statutul lor, pagini vizitate şi timpul alocat, opțiunile folosite, cuvintele-cheie pe care le căutați, ziua și ora şi alte date cu privire la utilizarea Serviciilor.

Toate datele mai sus menţionate sunt colectate prin utilizarea tehnologiilor de tracking (mai multe informaţii puteţi accesa în „Cookie-uri şi instrumente de colectare a datelor”) şi sunt stocate de noi, în asociere cu contul dumneavoastră.

2. Cum colectăm datele despre dumneavoastră

Există 3 modalități prin care putem colecta date despre dumneavoastră, atunci când folosiți Serviciile noastre:

• Date pe care le furnizați direct (informații pe care le introduceți dumneavoastră);
• Date oferite de voluntarii noștri despre participarea la activitățile SSCR;
• Date colectate automat.

Primele două surse de date au fost detaliate în secțiunea de mai sus (1. Date pe care le colectăm). Datele obținute în mod automat sunt colectate prin utilizarea cookie-urilor și a Serviciilor de analiză statistică.

2.1. Cookie-uri şi instrumente de colectare a datelor

SSCR și furnizorii de Servicii care acționează în numele nostru (cum ar fi Google Analytics/terţi precum agenți de publicitate) utilizează fişiere-jurnal și instrumente automate de colectare a datelor cum ar fi cookie-urile, etichetele, scripte, linkuri personalizate, amprentele dispozitivului sau ale browserului și semnalizatoare web (împreună formează “Instrumente de colectare") când accesaţi sau utilizaţi Serviciile. Aceste instrumente de colectare a datelor urmăresc şi colectează anumite date din sistem si date ale utilizatorului (Secţiunea 1. Date pe care le colectăm) când utilizaţi Serviciile. În unele cazuri, conectăm datele adunate prin aceste „Instrumente de colectare”cu alte date pe care le colectăm, cum este descris în această Politică de Confidenţialitate.

 

Utilizăm cookie-uri (fişiere text de mici dimensiuni ce sunt amplasate pe dispozitivul dumneavoastră, pentru a identifica în mod special browserul dumneavoastră sau dispozitivul şi pentru a stoca date în browser) ce ne ajută să personalizăm conţinutul dumneavoastră, uşurând procesul de accesare a Serviciilor şi recunoscând când reaccesaţi Serviciile.

Utilizăm semnalizatoare web (ce ne ajută să măsurăm acţiunile vizitatorilor şi ale utilizatorilor de Servicii) pentru a identifica dacă pagina a fost vizitată, dacă a fost deschis vreun e-mail sau pentru a identifica sursa unei noi aplicaţii mobile şi pentru a nu include primirea anumitor mesaje promoţionale de către utilizatori.

SSCR utilizează următoarele cookie-uri:

• Preferinţe: cookie-uri ce reţin date despre browserul dumneavoastră şi setări favorite ce influenţează aspectul și comportamentul Serviciilor (precum limba utilizată);
• Securitate: cookie-uri utilizate pentru a vă permite să vă înregistrați și să accesați Serviciile; de asemenea, vă protejează împotriva înregistrărilor frauduloase și vă ajută să detectați și să preveniți abuzul sau utilizarea neautorizată a contului dumneavoastră;
• Starea Sesiunii: cookie-uri ce urmăresc interacțiunile dumneavoastră cu Serviciile, cu scopul de a ne ajuta la îmbunătățirea Serviciilor, a experienței dumneavoastră de navigare, reamintirea detaliilor dumneavoastră de înregistrare și validarea aplicațiilor dumneavoastră. Aceste cookie-uri sunt strict necesare pentru ca Serviciile să  funcționeze corespunzător, așadar, dacă le veți dezactiva, aceste funcții nu vor fi disponibile.

Puteți să vă setați browserul web astfel încât să vă anunțe despre încercările de a plasa cookie-uri pe computerul dumneavoastră, despre cum să limitați tipurile de cookie-uri pe care le permiteţi sau despre cum să refuzaţi cookie-uri. Dacă optați pentru aceste setări, este posibil să nu mai aveți acces la toate facilitățile Serviciilor.

Partenerii terţi care furnizează anumite caracteristici din site-ul nostru pot utiliza, de asemenea, Local Storage Objects (flash cookie-uri/LSO-uri) pentru a colecta şi păstra datele.

2.2 Site - Analiză Statistică

Utilizăm servicii terțe de analiză precum Google Analytics asupra Serviciilor. Acestea folosesc Instrumente de Colectare a Datelor pentru a ne ajuta în analizarea experienței dumneavoastră în momentul utilizării Serviciilor, inclusiv informații precum site-uri terțe prin care accesați Serviciile, frecvența vizitelor, evenimente în cadrul Serviciilor, utilizarea și date de randament, proveniența aplicației descărcate. Folosim aceste date pentru a îmbunătăți Serviciile, pentru a înțelege mai bine care este comportamentul Serviciilor în funcție de dispozitiv și pentru a furniza informații de interes pentru dumneavoastră.

2.3 Publicitate Online

Utilizăm Servicii de publicitate terțe, cum ar fi Facebook și Instagram, pentru a promova Serviciile noastre. Anunțurile sunt bazate pe ceea ce furnizorii serviciului de publicitate cunosc despre dumneavoastră, bazându-se pe datele de urmărire. Anunțurile pot fi bazate pe activitatea dumneavoastră recentă sau pe activitatea dumneavoastră de-a lungul timpului în care ați utilizat alte siteuri sau servicii și pot fi personalizate pentru interesele dumneavoastră.

Facebook poate plasa cookie-uri sau alte tehnologii de urmărire pe computerul dumneavoastră, telefon sau alte dispozitive, pentru a colecta date despre utilizarea Serviciilor noastre și poate accesa aceste tehnologii de urmărire pentru a notifica anunțurile adaptate pentru dumneavoastră.

În cadrul evenimentelor noastre, sunt realizate materiale fotografice sau video de către voluntarii SSCR, care vor fi ulterior prelucrate de echipele de Grafică&Design, respectiv PR și vor fi postate pe rețelele sociale (Facebook, Instagram etc.). Dacă nu sunteți de acord, vă rugăm să informați organizatorul proiectului la care participați, pentru a fi exclus din respectivele materiale. În lipsa acestei informări, considerăm că avem acceptul dumneavoastră pentru a face publice materialele sus-menționate în mediul online.

3. Cum folosim datele dumneavoastră

SSCR utilizează datele dumneavoastră pentru a vă furniza Serviciile noastre, cu scopul de a menține comunicarea, de a rezolva problemele apărute, de a vă proteja împotriva fraudei și abuzului, de a îmbunătăți și a actualiza Serviciile, de a analiza modul în care utilizatorii folosesc Serviciile noastre și în conformitate cu legislația sau necesitatea securității și integrității.

Utilizăm datele pe care le colectăm prin folosirea Serviciilor (atât online cât și offline) pentru:

• Furnizarea și administrarea Serviciilor;
• Procesarea aplicațiilor pentru activitățile noastre educaționale:
  • Conectarea automată a datelor din contul dumneavoastră la fiecare dintre aplicațiile dumneavoastră pentru proiectele noastre:
    • Trimiterea de e-mailuri de confirmare la fiecare aplicație pentru proiectele noastre, conținând informațiile completate de utilizator pentru acea aplicație;
    • Accesarea listei de aplicanți cu numele lor, anul de studiu, aplicațiile anterioare și statutul lor, motivația şi alte informații solicitate în formularele de înscriere;
    • Atribuirea unui statut pentru fiecare aplicație de proiect, în conformitate cu Regulamentul Intern și utilizând datele furnizate de utilizator și aplicațiile anterioare de pe site-ul nostru;
    • Afișarea publică a listelor de participanți și membri ai echipei, acceptați pentru fiecare proiect (doar numele și prenumele).
  • Trimiterea de e-mailuri tuturor aplicanților cu informații privind statutul aplicațiilor lor;
  • Primirea dovezilor de plată pentru proiectele care necesită o taxă;
  • Comunicarea cu dumneavoastră (prin e-mail/telefon):
    • Posibilitatea de a răspunde întrebărilor dumneavoastră.
  • Posibilitatea de a trimite mesaje și informații administrative, inclusiv mesaje de la coordonatorii de proiect:
    • Generarea documentelor administrative utilizate pentru activitățile noastre educaționale, cum ar fi ecusoane sau diplome;
    • Protejarea proprietății noastre, ca în cazul contractelor de custodie (date offline);
    • Evaluarea performanței tuturor persoanelor implicate în proiectele noastre (participanți și membri ai echipei) analizând notele și feedbackul conectat la conturile personale de către Departamentul de Resurse Umane;
    • Trimiterea unui Newsletter periodic despre viitoarele noastre proiecte;
    • Facilitarea funcționării tehnice a Serviciilor, inclusiv troubleshooting și rezolvarea problemelor, securizarea Serviciilor și prevenirea fraudei și abuzurilor;
    • Identificarea utilizatorilor unici pe mai multe dispozitive;
    • Îmbunătățirea Serviciilor noastre și dezvoltarea de noi proiecte, Servicii și caracteristici;
    • Analiza tendințelor și a traficului, urmărirea datelor de utilizare;
    • Promovarea Serviciilor pe site-uri și aplicații terțe (de exemplu Facebook);
    • După cum este cerut de lege sau permis de lege sau altfel cum noi, prin puterea noastră de decizie, considerăm necesar să asigurăm siguranța sau integritatea utilizatorilor, a voluntarilor, a terților, a publicului sau a Serviciilor noastre.

4. Cu cine împărtășim datele dumneavoastră

 

SSCR împărtășește unele dintre datele dumneavoastră cu coordonatorii de proiect și cu administratorii de Resurse Umane și IT.

Putem împărtăși datele dumneavoastră unor terțe părți în următoarele circumstanțe sau după cum se descrie astfel în această Politică de Confidențialitate:

• Cu partenerii noștri instituționali, în cadrul proiectelor și evenimentelor co-organizate, în care aplicanții utilizează Serviciile noastre pentru a aplica/participa;
• Cu Serviciile de analiză și de îmbogățire a datelor: ca parte a utilizării de către noi a unor instrumente de analiză de la terțe părți, precum Google Analytics, împărtășim anumite date de contact, date despre cont, despre sistem, date de utilizare (detaliate în Secțiunea 1) sau date neidentificabile în funcție de nevoie. Datele neidentificabile sunt date în care au fost eliminate informații precum numele și adresa dvs de e-mail și au fost înlocuite cu un cod de identificare. Acest lucru le permite acestor furnizori să furnizeze Servicii de analiză sau să le potrivească cu informațiile de bază ale bazei de date disponibile publicului (inclusiv date de contact și sociale din alte surse);
• Pentru a utiliza funcțiile platformelor de socializare: funcțiile de socializare din cadrul Serviciilor (precum butonul de „Like” de pe Facebook) pot permite furnizorului de Servicii social media de la terți să colecteze informații precum adresa de IP și pagina Serviciilor pe care le vizitați și să seteze un cookie pentru a activa funcția. Interacțiunile dumneavoastră cu aceste funcții sunt reglementate de Politica de Confidențialitate a companiei terțe;
• Pentru asigurarea securității și a conformității legale - putem divulga datele dumneavoastră unor terțe părți dacă noi (având putere de decizie) avem convingerea că dezvăluirea este:
  • Permisă sau cerută de lege;
  • Solicitată ca parte a unei anchete sau proceduri judiciare, guvernamentale sau legale;
  • Necesară, în mod rezonabil, ca parte a unei citații valabile, mandat sau a unei alte cereri valabile din punct de vedere legal;
  • Necesară, în mod rezonabil, pentru a ne pune în aplicare Politica de Confidențialitate sau alte acorduri juridice;
  • Necesară pentru detectarea, prevenirea sau combaterea fraudei, a abuzului, a utilizării incorecte, a posibilelor încălcări ale legii (sau a regulilor și reglementărilor) sau a aspectelor tehnice sau de securitate;
  • Necesară, în mod rezonabil, pentru a proteja împotriva daunelor iminente asupra drepturilor proprietății sau siguranței SSCR, a utilizatorilor, angajaților, membrilor publicului sau a Serviciilor noastre.
• Putem, de asemenea, să dezvăluim datele dumneavoastră auditorilor și consilierilor noștri pentru a evalua obligațiile și drepturile noastre de dezvăluire în conformitate cu această Politică de Confidențialitate;

• Cu permisiunea dumneavoastră: având consimțământul dumneavoastră, putem împărtăși date unor terțe părți în afara domeniului de aplicare al prezentei Politici de Confidențialitate.

 

5. Securitate

SSCR ia măsuri de securitate adecvate pentru a proteja împotriva accesului neautorizat, modificării, dezvăluirii sau distrugerii datelor dumneavoastră personale pe care le colectăm și stocăm. Cu toate acestea, din păcate, niciun sistem nu poate fi 100% sigur, astfel încât nu putem garanta că comunicarea dintre dumneavoastră și SSCR sau orice informație furnizată în legătură cu datele pe care le colectăm prin intermediul Serviciilor va fi total protejată de accesul neautorizat al terților. Parola dumneavoastră este o parte importantă a sistemului nostru de securitate și este responsabilitatea dumneavoastră să o protejați. Nu ar trebui să divulgați parola niciunui terț, și dacă credeți că parola sau contul dumneavoastră au fost compromise, trebuie să o modificați imediat și să contactați webmaster@sscr.ro.

 

6. Drepturile dumneavoastră referitoare la datele dumneavoastră

 

6.1 Opțiunile dumneavoastră privind utilizarea datelor dumneavoastră

Puteți alege să nu ne furnizați anumite date, dar este posibil să nu puteți utiliza anumite caracteristici ale Serviciilor, cum ar fi aplicarea pentru proiecte.

Browserul sau dispozitivul pe care îl utilizați vă poate permite să controlați cookie-urile și alte tipuri de stocare locală a datelor.

Pentru a nu permite accesul Google Analytics şi utilizarea datelor dumneavoastră pentru analiză, consultați Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

Dacă aveți întrebări cu privire la datele dumneavoastră, utilizarea lor de către noi sau drepturile dumneavoastră, contactați-ne la adresa webmaster@sscr.ro.

 

6.2. Accesarea, actualizarea și ștergerea datelor dumneavoastră personale

Puteți accesa și actualiza datele dumneavoastră personale, pe care SSCR le colectează și stochează:

• Pentru a actualiza datele furnizate direct, autentificați-vă în contul dumneavoastră și actualizați-va contul în orice moment;
• Pentru a închide contul dumneavoastră de pe www.sscr.ro, trimiteți-ne un e-mail la adresa webmaster@sscr.ro. Aveţi în vedere că închiderea contului este ireversibilă şi va duce în mod automat la ștergerea tuturor aplicațiilor anterioare la proiecte, precum și a informațiilor despre aceste aplicații (statut, evoluție, diplome). Chiar şi după închiderea contului, e-mailurile trimise/primite de pe site-ul nostru vor fi în continuare vizibile administratorilor noștri;

Atunci când contactați echipa de asistență, vă rugăm să acordați un termen de până la 30 de zile pentru răspuns. Pentru protecția dumneavoastră, este posibil să solicităm ca cererea să fie trimisă prin adresa de e-mail asociată contului dumneavoastră și este posibil să fie necesar să vă verificăm identitatea înainte de a implementa solicitarea.

6.3 Date despre minori

Părinții care au motive să creadă că SSCR a colectat și stocat date cu caracter personal de la minori pot înainta o solicitare de ștergere a datelor la adresa webmaster@sscr.ro.

7. Actualizări ale acestei Politici de Confidențialitate

Dacă vom aduce modificări semnificative la această Politică de Confidențialitate, vă vom anunţa prin e-mail, printr-o notificare publicată pe site-ul nostru (sau conform legii aplicate), în care vom include un rezumat al modificărilor cheie. Orice actualizare va intra în vigoare în ziua în care este postată, dacă nu se specifică altfel.

După cum este permis de legea aplicată, prin continuarea utilizării Serviciilor după data efectivă oricărei modificări, accesul și utilizarea dumneavoastră vor fi considerate o acceptare a Politicii de Confidențialitate revizuite. Politica de Confidențialitate revizuită înlocuiește toate Politicile de Confidențialitate anterioare.

8. Date de contact

Pentru orice întrebare, nelămurire sau dezbatere cu privire la Politica noastră de Confidențialitate, vă rugăm să ne contactați la webmaster@sscr.ro