Regulament de Ordine Interioară (votat în Adunarea Generală din data de 19.05.2026)
CAPITOLUL I - STATUTUL DE MEMBRU SSCR
Art. 1.1.1 Sunt membri ai Societăţii Studenţeşti de Chirurgie din România acele persoane care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
Art. 1.1.2. Plata cotizației anuale se va face începând cu data de 15 Septembrie a anului universitar respectiv, respectând pașii menționați în Art. 12.1.1. și Art. 12.1.2. Orice plată a cotizației anuale realizată înainte de data de 15 Septembrie a anului universitar respectiv va fi contorizată ca și plată a cotizației anuale pentru anul universitar precedent.
Art. 1.1.3. Statutul de membru cotizant este valabil până la data de 15 Septembrie care urmează plății cotizației.
Art. 1.1.4 Plățile pentru cotizația anuala sau taxe de participare la workshopuri si alte activități organizate de SSCR se vor efectua online, pe site-ul sscr.ro, prin intermediul platformei EuPlătesc.
Art. 1.1.5 Alternativ, dacă din cauza unor probleme tehnice nu este posibilă efectuarea plăților online prin intermediul platformei EuPlătesc, acestea se vor face direct în contul filialei care organizează workshopul sau activitatea respectivă sau în contul filialei centrului universitar în care studiați, pentru cotizația anuală, urmând ca dovada plății să fie trimisă pe email Trezorierului Filialei, pentru a putea fi confirmată și înregistrată plata.
Art. 1.1.6. Încasările în numerar pentru cotizații, taxe de participare, sponsorizări, donații sau alte sume destinate SSCR sunt interzise, cu excepția situațiilor aprobate expres, în prealabil și în scris de Consiliul Director, cu documentare fiscal-contabilă completă.
Art. 1.1.7. Este interzisă folosirea conturilor personale, a cardurilor personale, a portofelelor electronice personale sau a altor canale financiare neaprobate pentru fonduri, taxe ori contribuții destinate SSCR.
Art. 1.1.8. Orice sumă încasată pentru sau în numele SSCR trebuie evidențiată în documentele Filialei/Sucursalei și raportată Trezorierului local și Trezorierului Asociației, potrivit termenelor stabilite de prezentul Regulament.
Art. 1.1.9. Lipsa aprobării scrise nu poate fi interpretată ca aprobare tacită. Prezența Președintelui SSCR, a unui membru al Consiliului Director sau a unui membru CA într-un grup de comunicare informală nu echivalează cu aprobare, validare sau asumare a unei activități, candidaturi, cheltuieli ori încasări.
Art. 1.2 Membrul activ este membrul cotizant cu activitate de voluntariat, ceea ce presupune cel puțin una din următoarele:
Art. 1.3. Fiecare sucursală va ţine o evidenţă strictă a membrilor activi, pe care o va raporta la fiecare Întâlnire a Consiliilor de Administrație sau la solicitarea Consiliului Director (CD).
Art. 1.4. Membrul cu drept de vot în Adunarea Membrilor Sucursalei este membrul activ care îndeplinește cumulativ următoarele criterii:
Sau este un membru al Consiliului de Conducere al sucursalei din mandatul precedent (care a dus la încheiere întreg mandatul), indiferent de criteriile prezentate anterior, sau, prin excepție de la criteriul privind participarea la workshopuri, membrul activ care se situează în primii 5 dintre membrii departamentului în care a activat, potrivit centralizării orelor de voluntariat validate de Consiliul de Administrație al Filialei/Sucursalei.
*Workshopurile și activitățile practice sunt eligibile pentru calculul activității membrilor numai dacă sunt organizate sau aprobate de SSCR, se desfășoară cu traineri și observatori și respectă profilul facultății pe care o urmează și sunt desemnați potrivit procedurilor interne și sunt conforme cu scopul Asociației, având relevanță pentru domeniul Medicină Generală, Medicină Dentară sau domenii medico-chirurgicale conexe.
Art. 1.5. În cazul în care, după aplicarea criteriilor de la Art. 1.4, numărul membrilor cu drept de vot este mai mic de 11 sau printre membrii cu drept de vot nu se numără minimum 5 voluntari din ani mai mici (ce trec în anii II–IV) care să poată asigura perpetuarea a cel puțin unei funcții în viitorul Consiliu de Administrație al sucursalei, criteriile se modifică în următoarea ordine, până la atingerea pragului:
Opțiunile se vor aplica în ordinea prezentată (necumulativ) până la atingerea pragului de 11 membri cu drept de vot sau până la existența printre membrii cu drept de vot a minimum 5 voluntari de an mai mic.
Art. 1.6. În cazul în care, aplicând toate criteriile din Regulamentul Intern, NU se întrunește un număr de membri cu drept de vot egal cu cel puțin 10% din totalul numărului de voluntari din anul precedent, se vor selecta primii 10% din clasamentul final realizat pe baza orelor de voluntariat, aceștia reprezentând membrii cu drept de vot.
Art. 1.7. În cazul filialelor nou înființate sau fără 11 membri cotizanți simultan în anul precedent și curent, Consiliul Director va decide asupra conducerii locale sau a procedurilor de alegeri pentru acea sesiune de vot.
Art. 1.8. Au dreptul la candidatură pentru o funcție în Consiliul de Administrație (CA) în SSCR numai membrii cu drept de vot din acea filială.
Art. 1.8.1 Pentru funcția de Președinte de Filială/Sucursală pot candida: (a) membrii Consiliului de Administrație anterior care au dus mandatul la capăt sau au avut activitate relevantă în mandatul precedent și au participat la minimum o Întâlnire Națională a Consiliilor de Administrație; și (b) membrii cu drept de vot ai Filialei/Sucursalei care îndeplinesc condițiile prezentului Regulament și depun o candidatură completă în termen, cu derogare adresată și aprobată de Consiliul Director. Derogarea trebuie să conțină o motivație justificată pentru a candida împotriva unui membru din Consiliul de Administrație. Consiliul Director ia o hotărâre asupra derogării numai în urma consultării cu membrii Consiliului de Conducere al sucursalei respective. Derogările se soluționează în 48 de ore de la data primirii.
Calitatea de membru al Consiliului de Administrație anterior constituie criteriu de experiență și continuitate organizațională, dar nu conferă un drept exclusiv de candidatură și nu blochează candidatura altor membri cu drept de vot.
Sunt eligibili membrii cu drept de vot care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții: sunt membri cotizanți la zi; figurează pe lista membrilor cu drept de vot; nu sunt sancționați disciplinar cu decădere din funcție sau excludere; nu se află într-un conflict de interese nedeclarat; depun candidatura completă în termenul comunicat oficial.
Candidatura completă pentru funcția de Președinte include: cerere de candidatură; scrisoare de intenție; plan de management; echipă propusă, dacă votul este organizat pe echipă; declarație de asumare a Statutului, ROI și hotărârilor organelor competente; declarație privind inexistența conflictelor de interese ori indicarea conflictelor declarate; dovada calității de membru cu drept de vot sau de membru CA anterior.
Intenția comunicată verbal, prin WhatsApp, Facebook, grupuri interne, discuții informale sau către conducerea locală nu valorează candidatură depusă și nu blochează depunerea, verificarea sau validarea altor candidaturi.
Candidatura incompletă nu produce efect de blocare a procedurii electorale. Pentru lipsurile strict formale, organul competent acordă candidatului un termen de remediere de 24 de ore de la comunicarea solicitării. Nerespectarea termenului atrage invalidarea candidaturii pentru sesiunea electorală respectivă.
Dacă există un singur candidat sau o singură echipă, votul se exprimă prin opțiunile „DA”/„NU”. Dacă votul „NU” este majoritar, procedura se reia potrivit prezentului Regulament.
Consiliul Director verifică regularitatea procedurii și îndeplinirea condițiilor obiective de eligibilitate, iar nu oportunitatea candidaturii ori preferința politică/organizatorică a membrilor cu drept de vot.
Art. 1.8.2 Pentru funcțiile de Vicepreședinte, Trezorier, Secretar pot candida membri cu drept de vot ai Adunării Membrilor Sucursalei/Filialei.
Art. 1.8.3 Consiliul de Administrație în funcție are obligația de a se asigura de compatibilitatea candidaților pentru funcția pentru care aplică și de a notifica Consiliul Director sau Adunarea Generală în cazul unor nereguli, în conformitate cu Statutul și Regulamentul de Ordine Interioară.
Art. 1.8.4. Persoana care candidează pentru o funcție în Consiliul de Administrație nu poate verifica propria candidatură, candidatura unei echipe din care face parte sau candidatura unui contracandidat, dacă există conflict de interese real, potențial ori aparent.
Art. 1.8.5. În caz de conflict de interese la nivel local, documentele de candidatură se transmit Consiliului Director sau unei comisii temporare desemnate de Consiliul Director, pentru verificarea eligibilității și a regularității procedurii. Consilliul Director împreună cu membrii Consiliului de Conducere ai sucursalei în cauză, dintre care se exclud membrii echipelor ce urmează să candideze pentru funcțiile din Consiliul de Administrație reprezintă Comisia temporară ce decide aprobarea sau infirmarea derogării.
Art. 1.8.6. Respingerea unei candidaturi se poate dispune numai pentru motive obiective, motivate în scris, cu indicarea condiției neîndeplinite și, după caz, a posibilității de remediere a lipsurilor formale.
Art. 1.8.7. O candidatură completă, depusă în termen și aparținând unei persoane eligibile nu poate fi respinsă pe criterii de oportunitate, preferință locală, simplă intenție informală a altui membru sau pentru a conserva monopolul unei categorii de membri.
SUBCAPITOLUL 1.9 – PROCEDURA ALEGERILOR LA NIVELUL FILIALELOR/SUCURSALELOR
Art. 1.9.1. Procedura electorală locală se inițiază de Consiliul de Administrație local în funcție, cu informarea Consiliului Director, cu minimum 10 zile înainte de data Adunării Membrilor Filialei/Sucursalei, dacă Statutul, prezentul Regulament sau Consiliul Director nu stabilesc un termen mai lung pentru situații speciale.
Art. 1.9.2. Calendarul electoral cuprinde, în mod obligatoriu: data deschiderii candidaturilor; termenul-limită de depunere a candidaturilor; termenul de verificare; termenul de remediere a lipsurilor formale; data publicării candidaturilor validate; termenul de contestație; termenul de soluționare a contestațiilor; data, ora și modalitatea votului.
Art. 1.9.3. Calendarul electoral se comunică prin grupurile oficiale de comunicare ale Filialei/Sucursalei. Dovada comunicării se păstrează în arhiva electorală.
Art. 1.9.4. Candidaturile se depun la adresa oficială de e-mail indicată în calendar sau prin formularul/platforma aprobată de Consiliul Director. Persoana responsabilă transmite candidatului confirmarea de primire, cu data și ora înregistrării. Depunerea derogările este posibilă doar după deschiderea procesului electoral și cu maximum 72 de ore înainte de închiderea depunerii candidaturilor. Perioada de depunere a candidaturilor durează 7 zile calendaristice.
Art. 1.9.5. Verificarea candidaturilor se realizează, în primă etapă, de Consiliul de Administrație local sau de comisia electorală temporară desemnată pentru sesiunea respectivă. Comisia temporară nu are personalitate juridică și funcționează strict pentru procedura electorală respectivă.
Art. 1.9.6. Dacă Președintele local, un membru CA local sau persoana responsabilă cu verificarea candidează ori se află în conflict de interese, acesta/aceasta se abține de la orice verificare, validare sau respingere a candidaturilor, iar dosarul se transmite Consiliului Director sau comisiei desemnate de acesta.
Art. 1.9.7. Validarea sau respingerea candidaturii se consemnează în scris și conține cel puțin: numele candidatului; funcția vizată; documentele depuse; condițiile verificate; eventualele lipsuri formale; termenul de remediere; soluția și motivarea minimă.
Art. 1.9.8. După validare, lista candidaților se publică pentru membrii cu drept de vot, împreună cu scrisorile de intenție, planurile de management și echipele propuse, dacă votul este organizat pe echipe. Toți candidații beneficiază de acces egal la comunicarea internă electorală.
Art. 1.9.9. Poate formula contestație orice candidat, membru cu drept de vot sau membru al Consiliului Director, în termen de 24 de ore de la comunicarea/publicarea soluției de validare sau respingere. Contestația se soluționează motivat de Consiliul Director sau de comisia desemnată de acesta, în termen de 48 de ore, dacă urgența calendarului electoral nu impune un termen mai scurt comunicat oficial.
Art. 1.9.10. Votul se desfășoară, de regulă, pe echipă. Dacă nu există echipă completă, dacă nicio echipă nu este validată sau dacă Statutul impune, votul se desfășoară individual pe funcții. Pentru candidat unic sau echipă unică, votul se exprimă prin „DA”/„NU”.
Art. 1.9.11. Cvorumul și majoritatea se verifică potrivit Statutului, listei membrilor cu drept de vot și convocatorului. În caz de egalitate între candidații/echipele aflate pe primul loc, se organizează un tur suplimentar. Dacă egalitatea persistă sau votul „NU” este majoritar în cazul candidatului unic/echipei unice, procedura se reia. În cazul în care un candidat primește vot majoritar negativ, nu mai are dreptul de a candida în sesiuni ulterioare.
Art. 1.9.12. Procesul-verbal al alegerilor cuprinde obligatoriu: data, ora și locul/modalitatea desfășurării; convocarea; lista membrilor cu drept de vot; prezența; candidații/echipele validate; numărul voturilor valabil exprimate; voturile nule, dacă există; incidentele; contestațiile; rezultatul; semnăturile persoanelor responsabile.
Art. 1.9.13. În termen de 48 de ore de la vot, Secretarul sau persoana desemnată transmite Consiliului Director: convocarea; calendarul electoral; lista membrilor cu drept de vot; candidaturile; soluțiile de validare/respingere; contestațiile și soluțiile; procesul-verbal; dovada comunicărilor oficiale; orice documente financiare sau operaționale relevante.
Art. 1.9.14. Consiliul Director validează final alegerile prin verificarea regularității procedurii. Consiliul Director nu poate schimba rezultatul votului decât în cazul unor încălcări procedurale substanțiale care au influențat sau puteau influența rezultatul ori au afectat dreptul de a alege și de a fi ales.
Art. 1.9.15. În cazul constatării unor nereguli, Consiliul Director poate dispune motivat: remedierea documentară; reluarea unei etape; reluarea parțială a votului; reluarea totală a procedurii; suspendarea validării până la clarificare.
Art. 1.9.16. Pentru procedurile electorale deja convocate sau aflate în curs la data intrării în vigoare a prezentelor modificări, candidaturile deja validate cu bună-credință rămân valabile dacă îndeplinesc condițiile esențiale de eligibilitate prevăzute de Statut și ROI. Eventualele lipsuri formale pot fi remediate în termen de 24/48 de ore de la solicitarea organului competent. Prezenta clauză nu poate valida candidaturi depuse de persoane neeligibile și nu poate acoperi fraude, conflicte de interese nedeclarate sau încălcări grave ale procedurii de vot.
CAPITOLUL II - SUCURSALELE SSCR
Art. 2.1 Asociaţia SSCR este organizată pe principiul teritorial, având puncte de lucru fără personalitate juridică în fiecare centru universitar medical de pe teritoriul României;
Art. 2.2 Punctele de lucru ale SSCR, denumite juridic sucursale, vor fi numite intern, prin prezentul regulament, „FILIALE”.
Art. 2.3 Vor respecta statutul şi regulamentul Asociaţiei SSCR;
Art. 2.4 Directorul de Sucursală va avea denumirea de Preşedinte de Filială şi va fi împuternicit de către Consiliul Director în urma alegerilor ce vor avea loc în Adunarea Membrilor Sucursalei SSCR din centrul universitar respectiv, la care acesta, în scris, poate solicita ca martor un membru al Consiliului Director, cu cel puțin 5 zile înainte de Adunare.
Art. 2.5 Preşedintele filialei, cei doi vicepreşedinţi, secretarul şi trezorierul vor fi aleși de Adunarea Membrilor Filialei. În urma alegerilor aceștia vor constitui Consiliul de Administraţie al filialei;
Art. 2.6 În cazul demisiei unuia dintre membrii Consiliului de Administrație se va organiza un tur de alegeri strict pentru funcția în cauză. Membrul care a demisionat nu va mai putea candida pentru aceeași funcție.
Art. 2.7 În cazul în care 50% + 1 din membrii Consiliului de Administrație demisionează, Consiliul Director/Adunarea Generală va analiza situația și va dispune dizolvarea Consiliului de Administrație în funcție, cu organizarea unui nou tur de alegeri.
Art. 2.8 Fiecare filială va beneficia de cont bancar separat în care vor fi depuse cotizaţiile anuale, sponsorizările, donaţiile etc.
Art. 2.7 Preşedintele filialei are dreptul de a gestiona fondurile proprii cu acceptul Consiliului de Administraţie al filialei. De asemenea, va avea ștampila şi drept de semnătură în acte ce privesc activităţile interne ale filialei.
Art. 2.7.1 Preşedintele filialei va avea ștampila și dreptul de a semna parteneriatele activităților interne. Acesta va gestiona fondurile împreună cu Trezorierul și acceptul Consiliului de Administrație al filialei.
Art. 2.7.2 Orice parteneriat sau contract de sponsorizare va fi semnat în numele SSCR de către Președintele SSCR, asigurându-se că activitățile desfășurate în baza acestor acorduri sunt exclusiv non-profit și aliniate cu scopul educațional al Asociației.
Art. 2.8 Coordonatorul departamentului IT al fiecărei filiale SSCR se va ocupa de actualizarea paginii destinate filialei din care face parte de pe site-ul Asociaţiei, www.sscr.ro. Consiliul de Administrație se va asigura de corectitudinea informațiilor, actualizarea și va prelua atribuțiile acestuia în situații care impun acest lucru.
Art. 2.9 Filialele vor avea autonomie în ceea ce privește activităţile şi proiectele realizate, cu condiţia să fie în domeniul de activitate al SSCR (medicină şi, în special, chirurgie), atâta timp cât acestea sunt aprobate de Comitetul Științific Național.
Art. 2.10 Proiectele care doresc a fi înscrise la concursuri de proiecte pentru finanţare au nevoie de aprobare în cadrul Consiliului Director.
Art. 2.11 Fiecare filială va prezenta la Întâlnirile Consiliilor de Administrație sau la solicitarea Consiliului Director, un raport de activitate care va conţine:
Art. 2.12 Vor trimite trimestrial, la datele de 15 iunie, 15 octombrie si 15 decembrie ale fiecărui an sau la cererea Trezorierului, la sediul Asociaţiei, extrasele de cont, chitanţele şi facturile pentru a putea fi centralizate.
Art. 2.13. Autonomia Filialelor se exercită în limitele Statutului, ROI, hotărârilor Consiliului Director, metodologiilor CSN și procedurilor financiar-contabile aprobate. Conducerea locală răspunde pentru activitățile desfășurate sub numele SSCR la nivel local.
Art. 2.14. Președintele de Filială, Trezorierul local, Secretarul local și coordonatorul de proiect răspund pentru exactitatea documentelor transmise, evidența operațională, evidența financiară, arhivarea și raportarea activităților locale.
Art. 2.15. Informarea informală nu înlocuiește aprobarea scrisă. Tăcerea Președintelui SSCR, a Consiliului Director sau prezența acestora într-un grup de WhatsApp/Facebook nu valorează aprobare, asumare sau validare a unei activități, încasări, cheltuieli ori proceduri locale.
Art. 2.16. Consiliul Director, Adunarea Generală sau Președintele SSCR poate suspenda temporar, prin comunicare scrisă și motivată, folosirea numelui SSCR, promovarea evenimentului, colectarea taxelor, desfășurarea activității sau validarea alegerilor locale, dacă există indicii obiective privind lipsa aprobării, conflict de interese, încălcări financiare, folosirea neautorizată a numelui SSCR, lipsa documentelor obligatorii, risc pentru participanți sau încălcări procedurale electorale.
Art. 2.17. După luarea la cunoștință despre o posibilă neregulă, Președintele SSCR, Consiliul Director și/sau Adunarea Generală pot solicita documente, pot dispune suspendarea temporară a activității, pot cere remedierea și pot sesiza organul competent pentru aplicarea sancțiunilor.
CAPITOLUL III – ORGANIZAREA FILIALELOR
Art. 3.1 Fiecare filială va avea următoarele departamente:
obligatorii: Ştiinţific şi Tehnici Chirurgicale;
auxiliare: PR, HR, IT, Fundraising, etc.
Art. 3.2 Consiliul de Administrație va desemna un responsabil pentru fiecare departament, numit Coordonator de Departament, a cărui activitate în respectivul departament va fi evaluată la fiecare 3 luni, cu posibilitatea schimbării acestuia din funcţie în cazul neîndeplinirii atribuţiilor sale.
Art. 3.3 Consiliul de Conducere al filialei este format din membrii Consiliului de Administrație al filialei și din totalitatea Coordonatorilor de Departamente din acea filială, având rol consultativ și atribuții stabilite de Consiliul de Administrație respectiv.
Art. 3.4 Rolul departamentelor este să faciliteze realizarea activităţilor stabilite de către Consiliul de Administraţie al filialei.
Art. 3.5 Atribuţiile departamentelor sunt stabilite de către Consiliul de Administrație al filialei.
Art. 3.6 Fiecare membru SSCR are dreptul de a se implica activ în orice departament.
Art. 3.7 Filialele îşi vor afişa pe site activităţile, precum şi lista de membri activi.
CAPITOLUL IV – PROIECTE
Art. 4.1 Proiectele sunt activităţi ce se desfăşoară într-un interval limitat de timp, având un scop predefinit şi o echipă de organizare proprie.
Art. 4.2 Orice membru cu statutul de membru activ are dreptul de a deveni Coordonator de Proiect în cadrul Asociaţiei SSCR, cu condiţia să fie aprobat de Consiliul de Administraţie.
Art. 4.3 Proiectele pot fi ideea viitorului coordonator sau pot fi proiecte consacrate, moment în care Consiliul de Administraţie va numi coordonatorul.
Art. 4.4 În eventualitatea implementării unui proiect nou, coordonatorul proiectului este obligat să redacteze un plan managerial scris după tiparele SSCR, care va conţine:
Art. 4.5 Planul va fi prezentat Consiliului de Administraţie al filialei pentru a fi aprobat.
Art. 4.6 Coordonatorul de proiect va fi responsabil de buna desfăşurare a proiectului.
Art. 4.7 Coordonatorul de proiect va căuta posibile surse de finanţare şi, cu acordul Consiliului Director, poate propune încheierea contractelor de sponsorizare, care vor fi semnate de reprezentantul legal al Asociației, cu aprobarea organului competent.
Art. 4.8 Finanțările astfel obținute vor fi utilizate de către coordonatorul de proiect conform bugetului proiectului.
Art. 4.9 Coordonatorul proiectului poate cere Consiliului de Administraţie sprijin pentru finanţarea proiectului, caz în care se va ţine cont de bugetul sucursalei şi de priorităţi.
Art. 4.10 Coordonatorul proiectului va ţine o evidenţă strictă a cheltuielilor şi o va raporta la solicitarea Consiliului de Administraţie.
Art. 4.11 Va menţine legătura între toţi membrii implicaţi în proiect, precum şi între aceştia şi medici.
Art. 4.12 Coordonatorul de Proiect îşi va alege echipa în funcţie de punctajul de prioritate al membrilor SSCR înscrişi, necontând apartenenţa la filialele SSCR.
Art. 4.13 Echipa va fi aprobată de Consiliul de Administrație.
Art. 4.14 Echipa de organizare are obligaţia să ducă la îndeplinire sarcina cu care a fost investită.
Art. 4.15 Membrii echipei au obligaţia de a comunica între ei, precum şi cu coordonatorul proiectului pentru o bună desfăşurare a proiectului.
Art. 4.16 Departamentele PR, IT și Grafică & Design vor colabora în elaborarea de afişe şi pliante de promovare.
Art. 4.17 Se vor întâlni regulat la propunerea coordonatorului de proiect pentru a discuta şi rezolva eventualele probleme apărute pe parcurs.
Art. 4.18 La sfârșitul proiectului, coordonatorul de proiect va prezenta Consiliului de Administrație un raport de activitate; de asemenea, va pune la dispoziție departamentelor SSCR toate datele necesare pentru ca membrii SSCR să beneficieze de rezultatele proiectului.
Art. 4.19. Niciun proiect, workshop, mini-workshop, sesiune practică sau activitate organizată sub numele SSCR nu poate fi promovată public, deschisă pentru înscrieri sau pusă în executare fără aprobarea prealabilă a organului competent potrivit Statutului, ROI și metodologiilor CSN.
Art. 4.20. Planul de proiect trebuie să includă, după caz: descrierea activității; tematica teoretică și practică; publicul vizat; criteriile de eligibilitate ale participanților; bugetul; taxa propusă; modalitatea de plată; persoana responsabilă de încasări; riscurile; măsurile de siguranță; necesarul de consimțăminte; materialele folosite; partenerii; comunicarea publică.
Art. 4.21. Coordonatorul proiectului, Trezorierul local și Cenzorul răspund solidar, potrivit atribuțiilor asumate, pentru evidența sumelor încasate, justificarea cheltuielilor și transmiterea raportului financiar în termen de 10 zile de la finalizarea activității, dacă organul competent nu stabilește un termen mai scurt.
Art. 4.22. Documentele proiectului se păstrează electronic și se transmit Consiliului Director la cerere. Lipsa documentelor obligatorii prezumă neregularitatea proiectului până la clarificare.
SUBCAPITOLUL 4.1 – CURSURILE PRACTICE (WORKSHOPURILE)
Art. 4.1.1 Cursurile practice pot fi organizate de către SSCR sau de către alte instituţii cu care SSCR are semnat un protocol de colaborare şi au număr limitat de participanţi (minim 6).
Art. 4.1.2 Cursurile practice sunt manageriate de către departamentele obligatorii ale filialelor, în funcţie de categoria acestora, care vor face înscrierile.
Art. 4.1.3 Pot participa la cursurile practice membri SSCR sau medici rezidenţi în limita locurilor disponibile, în funcţie de punctajul de prioritate şi de condiţiile de participare ale fiecărui workshop.
Art. 4.1.4 La aceste cursuri, locurile disponibile vor fi repartizate în ordine descrescătoare a priorității.
Prioritatea se calculează în baza activității precedente în cadrul SSCR și a interesului manifestat față de edițiile trecute ale proiectului în cauză, după următoarea grilă de punctare:
+1 – pentru fiecare refuz (pentru tipul de proiect, în filiala în care aplică)
+1 – cotizație plătită
+2 – trainer sau membru în departament
+3 – trainer și membru în departament / coordonator de departament
+4 – coordonator și trainer / membru CA
La cele de mai sus se adaugă următoarea punctare în funcție de anul universitar de studiu:
+1 – anul 1
+0,8 – anul 2
+0,6 – anul 3
+0,4 – anul 4
+0,2 – anul 5
Art. 4.1.5 Taxa de participare va fi propusă şi aprobată de către Consiliul de Administraţie, având o marjă de minim și maxim la nivel naţional, în funcție de particularitățile locale.
Art. 4.1.6 Taxele de participare vor fi achitate pe site-ul Asociaţiei sau direct în contul bancar SSCR.
Art. 4.1.7 Taxele de participare la workshopuri au scopul exclusiv de a acoperi costurile organizatorice și nu generează profit. Orice surplus financiar va fi reinvestit în proiectele educaționale ale SSCR.
Art. 4.1.8 Taxa de participare va fi achitată de către toţi participanţii la curs, excepţie făcând membrii echipei de organizare a proiectului şi cazurile speciale, în urma unei cereri aprobate de către Consiliul de Administrație.
Art. 4.1.9 În caz de egalitate de puncte, departajarea se va realiza în baza motivației de participare și a istoricului de înscrieri la alte proiecte SSCR. În cazul în care motivaţia nu este exprimată, departajarea se va realiza în funcţie de ora înscrierii.
Art. 4.1.10. Orice workshop, mini-workshop, sesiune practică sau activitate chirurgicală/medicală desfășurată sub numele SSCR trebuie aprobată în prealabil potrivit metodologiei CSN și documentelor interne aplicabile.
Art. 4.1.11. Activitățile pentru elevi de liceu sau alte categorii de participanți care nu sunt studenți la medicină se aprobă distinct, cu verificarea compatibilității cu scopul SSCR, vârsta participanților, consimțământul necesar, siguranța, supravegherea, materialele utilizate și comunicarea publică.
Art. 4.1.12. Taxele de participare se achită prin site/EuPlătesc sau prin contul bancar indicat oficial. Plata cash este interzisă, cu excepția situațiilor aprobate expres și documentate fiscal-contabil.
Art. 4.1.13. Este interzisă folosirea conturilor personale pentru taxe de participare, sponsorizări, donații sau orice alte sume aferente workshopurilor ori activităților SSCR.
Art. 4.1.14. Orice taxă sau sumă încasată trebuie evidențiată nominal sau pe liste verificabile, cu indicarea evenimentului, datei, participantului/plătitorului, modalității de plată și documentului justificativ.
Art. 4.1.15. Raportul financiar al workshopului se transmite Trezorierului local și, la cerere, Trezorierului Asociației/Consiliului Director/Cenzorului, în termen de 10 zile de la finalizarea activității.
Art. 4.1.16. Folosirea numelui, siglei sau imaginii SSCR pentru workshopuri ori mini-workshopuri neaprobate constituie abatere disciplinară și poate atrage atenționare, avertisment, decădere din funcție, excludere și, după caz, sesizarea organelor competente.
SUBCAPITOLUL 4.2 – SESIUNILE ŞTIINŢIFICE
Art. 4.2.1 Sesiunile Științifice sunt întâlniri la care are dreptul de a participa orice student, fie el membru SSCR sau non-membru. Pe parcursul unei astfel de întâlniri, se vor prezenta lucrări cu conținut științific, susținute atât de studenți, cât și de doctori invitați, pe o tematică chirurgicală prestabilită.
Art. 4.2.2 Tuturor filialelor Asociaţiei SSCR li se recomandă să organizeze semestrial cel puțin câte o sesiune științifică.
Art. 4.2.3 Data sesiunii va fi stabilită de către Coordonatorul Departamentului Ştiinţific.
Art. 4.2.4 În cadrul sesiunilor de comunicări pot fi invitaţi medici care să prezinte lucrări ştiinţifice sau să susţină cursuri.
Art. 4.2.5 Formatul sesiunilor va fi stabilit de cǎtre Departamentul Stiinţific.
Art. 4.2.6 Data şi locul sesiunii vor fi comunicate membrilor de către Coordonatorul Departamentului Ştiinţific cu cel puțin o săptămână înainte.
Art. 4.2.7 Participarea la sesiuni este liberă atât pentru membri, cât şi pentru cei care nu sunt membri.
SUBCAPITOLUL 4.3 - COORDONATORUL DE PROIECT
Art. 4.3.1 Orice membru cu statutul de membru activ în Asociaţie are dreptul de a deveni Coordonator de Proiect în cadrul Asociaţiei SSCR, cu condiţia să fie aprobat de Consiliul de Administraţie.
Art. 4.3.2 Proiectele pot fi ideea viitorului coordonator sau pot fi proiecte consacrate moment în care Consiliul de Administraţie va numi coordonatorul.
Art. 4.3.3 Coordonatorul proiectului este obligat să redacteze un proiect scris după tiparele SSCR, care va conţine:
-Rezumat;
-Descrierea situaţiei de referinţă;
-Parteneri;
-Descrierea proiectului (scop, obiective, descrierea detaliată a activităţilor, metodologia, rezultate așteptate, promovarea proiectului, staff, autoîntreţinerea proiectului, buget);
- Avantajele sponsorului;
- Concluzii.
Art. 4.3.4 Proiectul va fi prezentat Consiliului de Administraţie al filialei pentru a fi aprobat.
Art. 4.3.5 Coordonatorul de proiect are libertatea să îşi aleagă echipa cu care va lucra la proiect, cu condiţia ca aceştia să fie membri SSCR, necontând apartenenţa la filialele SSCR.
Art. 4.3.6 Coordonatorul de proiect va căuta posibile surse de finanţare şi, cu acordul Consiliului Director, poate încheia contracte de sponsorizare sau poate aplica la concursuri de proiecte.
Art. 4.3.7 Finanțările astfel obținute vor fi utilizate de către coordonator conform bugetului proiectului.
Art. 4.3.8 Coordonatorul proiectului poate cere Consiliului de Administraţie sprijin pentru finanţarea proiectului, caz în care se va ţine cont de bugetul asociaţiei şi de priorităţi.
Art. 4.3.9 Coordonatorul de proiect va fi responsabil de buna desfăşurare a proiectului.
Art. 4.3.10 Va menţine legătura între toţi membrii implicaţi în proiect, precum şi între aceştia şi medici.
Art. 4.3.11 Va ţine o evidenţă strictă a cheltuielilor şi va redacta lunar un raport contabil.
Art. 4.3.12 La sfârșitul proiectului va prezenta Consiliului de Administrație un raport de activitate;
De asemenea, va pune la dispoziție departamentelor SSCR toate datele necesare pentru ca membrii SSCR să beneficieze de rezultatele proiectului.
Art. 4.3.13 Dacă proiectul este naţional, va necesita aprobarea Consiliului Director (se definește drept proiect naţional orice proiect ce implică studenţi din mai mult de un centru universitar).
Art. 4.3.14 Se va ocupa de înscrierile participanților la curs împreună cu Coordonatorul Departamentului de Tehnici Chirurgicale, care va aproba lista cu participanţi.
Art. 4.3.15 La aceste cursuri vor avea prioritate în ordine descrescǎtoare urmǎtoarele persoane: criteriile sunt în dezbatere și în curs de restabilire în cadrul Comitetului Științific Național 2019-2020.
SUBCAPITOLUL 4.4. - ECHIPA DE ORGANIZARE A UNUI PROIECT
Art. 4.4.1 Va fi constituită din rândul membrilor SSCR (necontând aparteneţa la filialele SSCR).
Art. 4.4.2 Echipa de organizare a unei activități SSCR va fi aleasă de către coordonatorul de proiect, cu condiția să fie aprobată de Consiliul de Administrație.
Art. 4.4.3 Are obligaţia să ducă la îndeplinire sarcina cu care a fost investită.
Art. 4.4.4 Membri echipei au obligaţia de a comunica între ei precum şi cu coordonatorul proiectului pentru o bună desfăşurare a proiectului.
Art. 4.4.5 Se vor întâlni regulat la propunerea coordonatorului de proiect pentru a discuta şi rezolva eventualele probleme apărute pe parcurs.
CAPITOLUL V – PARTICIPAREA LA CONGRESE
Art. 5.1 Membrii asociaţiei SSCR au dreptul de a participa gratuit la evenimentele științifice organizate de societǎţile de chirurgie cu care SSCR are un protocol de colaborare, în limita locurilor disponibile.
Art. 5.2 Lista participanţilor SSCR va fi făcută de către Departamentul Ştiinţific în limita locurilor disponibile şi în ordinea înscrierii, doar din rândul membrilor activi.
Art.5.3 Medicii rezidenţi înscrişi în Societatea Română de Chirurgie nu vor beneficia de participare gratuită pe listele SSCR.
Art. 5.4 Membrii asociaţiei SSCR ce vor fi acceptaţi să participe la congrese au obligaţia de a fi prezenţi la minim 50% din timpul prezentărilor în sălile de conferinţe.
Art. 5.5 Ţinuta adecvată evenimentului este obligatorie.
Art. 5.6 Membrii SSCR care se vor implica în organizarea congreselor vor avea obligaţia să îndeplinească până la capăt şi în bune condiţii sarcinile cu care au fost investiţi.
Art. 5.7 Membrii SSCR nu au voie să împiedice buna desfăşurare a congresului la care participă.
Art. 5.8 Membrii care nu sunt activi nu vor avea prioritate de a participa la congrese, cursuri şi alte activităţi teoretice şi practice până nu îşi recapătă statutul de membru activ.
Art. 5.9 Membrii SSCR care participa pe locurile de protocol la un congres partener şi absenteazǎ nemotivat de la evenimente din sǎlile de conferinţǎ își vor pierde dreptul de a participa gratuit la următorul congres partener cu SSCR.
CAPITOLUL VI - SANCȚIUNI
Art. 6.1 Consiliul Director va aproba hotărârile luate de către Consiliile de Administrație ale filialelor.
Art. 6.2 Nerespectarea obligaţiilor din prezentul regulament atrage după sine una din următoarele sancţiuni, în ordine:
(1) Atenţionare;
(2) Avertisment scris, conform Anexei 1;
(3) Decădere din funcţie;
(4) Excludere din cadrul Asociaţiei.
Art 6.2.1 În cazul în care voluntarul săvârșește una dintre următoarele fapte: furt, acte de violență, adresare de injurii colegilor, acesta poate fi exclus fără să fi primit înainte atenționare sau avertisment scris.
Art. 6.3 În cadrul Asociației se va respecta buna conduită, fiecare membru fiind responsabil de un comportament adecvat în cadrul tuturor evenimentelor marca SSCR.
Art. 6.4 Sancţiunea este aplicată de către Consiliul Director sau de către Consiliul de Administraţie al filialei, în funcție de gravitatea faptei.
Art. 6.5 Orice membru sancționat are dreptul de a contesta sancțiunea în termen de 10 zile lucrătoare, adresând un apel către Consiliul Director, care va analiza și răspunde în termen de 30 de zile.
Art. 6.6 Membrii vechi care nu îşi vor achita taxa vor pierde calitatea de membru cotizant şi nu vor mai putea beneficia de sprijinul Asociaţiei. În vederea recăpătării statutului de membru cotizant, este necesară urmarea pașilor descriși în art. 1.1.1. b.
Art. 6.7. Constituie abateri disciplinare grave: depunerea unei candidaturi cu date nereale; blocarea procedurii electorale prin candidaturi fictive; ascunderea conflictului de interese; verificarea propriei candidaturi sau a contracandidaților în conflict de interese; refuzul de predare a documentelor; organizarea de activități neaprobate; încasările cash neînregistrate; folosirea conturilor personale; folosirea neautorizată a numelui/siglei SSCR; neraportarea incidentelor; raportarea falsă sau incompletă.
Art. 6.8. În funcție de gravitate, consecințe, repetabilitate și existența intenției sau culpei grave, faptele prevăzute la Art. 6.7 pot atrage direct avertisment scris, decădere din funcție sau excludere, fără parcurgerea prealabilă a tuturor etapelor sancționatorii, dacă menținerea persoanei în funcție sau în organizație ar prejudicia activitatea, patrimoniul ori imaginea SSCR.
Art. 6.9. Aplicarea sancțiunii se face prin decizie motivată, cu descrierea faptei, indicarea articolelor încălcate, menționarea documentelor avute în vedere și comunicarea dreptului de contestație.
CAPITOLUL VII - ÎNTÂLNIREA NAȚIONALĂ A CONSILIILOR DE ADMINISTRAȚIE
Art. 7.1 În semestrul I și al II-lea al fiecǎrui an universitar vor avea loc Întâlniri Naţionale ale Consiliilor de Administrație ale filialelor SSCR, la care se vor prezenta rapoartele de activitate, calendarul de activități, se vor discuta viitoarele proiecte naționale și problemele de organizare apărute în SSCR la nivel local şi naţional.
Art. 7.2 Întâlnirea Națională a Consiliilor de Administrație ale filialelor SSCR are dreptul de a propune amendamente Regulamentului de Ordine Interioară și de a le vota prin majoritate simplă.
Art. 7.3 Participarea la Întâlnirea Națională a Consiliilor de Administrație este obligatorie pentru cel puțin un membru din fiecare Consiliu de Administrație.
Art. 7.3.1 Participarea la Întâlnirea Națională a Consiliilor de Administrație (ICA) este importantă și necesară pentru cel puțin trei membri din fiecare CA, printre care prezența obligatorie a Președintelui. În caz de o situație excepțională, unul din Vicepreședinți îi va lua locul Președintelui, criteriul de minim 3 rămânând valabil.
Art. 7.3.2 Pentru validarea voturilor în cadrul ICA-urilor este necesară prezența a cel puțin jumătate plus unu din membrii fiecărui Consiliu de Administrație.
Art. 7.3.3. În cazul în care nu se realizeaza cvorumul pentru susținerea ICA-ului, Consiliul Director va analiza situația și va lua o decizie privind soluționarea acestuia.
Art. 7.4. Toate deciziile, candidaturile, contestațiile, procesele-verbale, listele de prezență, listele membrilor cu drept de vot, rapoartele de activitate, documentele financiare și documentele de proiect se păstrează în format electronic, într-un spațiu de arhivare accesibil persoanelor desemnate de Filială/Sucursală și Consiliului Director.
Art. 7.5. Secretarul local răspunde pentru arhivarea documentelor locale, iar Secretarul Asociației răspunde pentru arhiva centrală transmisă sau solicitată de Consiliul Director.
Art. 7.6. Comunicările oficiale ale SSCR se realizează prin e-mail, site/platformă SSCR sau alt canal aprobat de Consiliul Director. Mesajele WhatsApp/Facebook au caracter complementar, cu excepția cazului în care Consiliul Director stabilește expres contrariul pentru o situație determinată.
Art. 7.7. Termenele electorale, disciplinare sau procedurale curg de la comunicarea oficială, iar dovada comunicării se păstrează împreună cu documentele procedurii.
Art. 7.8. Lipsa documentelor obligatorii sau imposibilitatea prezentării lor la solicitarea Consiliului Director prezumă neregularitatea procedurii ori activității până la clarificarea completă.
CAPITOLUL VIII - COMITETUL ȘTIINȚIFIC NAȚIONAL
Art. 8.1 Comitetul Științific Național (CȘN) este constituit din totalitatea Vicepreședinților Științifici și Vicepreședinților de Tehnici Chirurgicale din fiecare filială.
Art. 8.2 Scopul CSN este de a supraveghea și de a îmbunătăți constant activitățile științifico-chirurgicale la nivel național, asigurând corespondența și echivalența tuturor workshopurilor (fie ele chirurgicale sau științifice) desfășurate în filiale.
Art. 8.3 Documentele în baza cărora funcționează CȘN sunt Comasarea workshopurilor specializate și Comasarea mini-workshopurilor. CȘN poate decide oricând, prin majoritate simplă, stabilirea unor documente de lucru adiționale.
Art. 8.4 Orice modificare adusă acestor documente (inclusiv introducerea unui nou tip de proiect) poate fi făcută prin propunere în CSN, urmată de dezbateri și, ulterior, de vot prin majoritate simplă.
Art. 8.5 Nicio filială nu are dreptul de a organiza workshopuri neprevăzute în documentele oficiale CSN, fără a le aproba în prealabil în CSN.
Art. 8.6 Pentru fiecare activitate SSCR, se va elabora un protocol la nivelul fiecǎrei filiale, respectând metodologia, tematica și scopul prevăzute pentru respectiva activitate în documentele oficiale CSN.
Art. 8.7 În cadrul CSN, se consideră valid un singur vot pentru fiecare filială, indiferent de numărul reprezentanților acesteia în cadrul CSN.
Art. 8.8. CSN verifică, pentru activitățile practice și medico-chirurgicale, compatibilitatea tematicii, nivelul de pregătire al participanților, condițiile de siguranță, materialele utilizate, necesitatea supravegherii de către personal competent și conformitatea cu scopul SSCR.
Art. 8.9. Nicio activitate practică destinată elevilor de liceu sau altor persoane din afara categoriilor obișnuite de membri/participanți nu poate fi organizată fără aprobarea expresă a Consiliului Director, pe baza avizului sau punctului de vedere al CSN, după caz.